Por Redacción - Mar 5, 2020
La implementación de las tecnologías digitales en las empresas y especialmente en las startups es muy importante para poder desarrollar la actividad profesional de forma competitiva. En alguno de los casos, las empresas pueden elegir adaptar su organización o la forma de trabajar a los nuevos estándares tecnológicos. Sin embargo, en otros casos es obligatorio. Es lo que ocurre con lo relacionado con las firmas digitales, especialmente si queremos hacer algunos trámites con la Administración, ya que la ley de 39/2015 obliga a las entidades jurídicas a relacionarse por medios electrónicos con las administraciones. Por este motivo, es importante tener un software para conseguir la firma electrónica y hacer esos trámites sin ningún problema.
Además, contar con este tipo de softwares facilita muchas tareas a la hora de trabajar, puesto que los sistemas de firma electrónica son muy fáciles de manejar y posibilita que consten de forma oficial los datos de autoría e identificación de la persona o entidad con la que se están relacionando, como si fuera el propio DNI. De la misma forma que estos sistemas se pueden utilizar a la hora de relacionarse con las administraciones públicas, también son muy útiles en la esfera privada a la hora de trabajar con la firma digital de contratos de proveedores, ya que permite ahorrar tiempo y esfuerzo.
Concretamente, gracias a la digitalización de los servicios se permite que los departamentos puedan acceder a la información que obre en los servidores de una forma mucho más rápida y segura.
Ahorro de coste y tiempo
La firma electrónica no sólo es importante para las PYMES o las grandes empresas, también es muy útil, y en ocasiones obligatorio, para los emprendedores y los autónomos, porque igualmente les va a suponer una mayoría agilidad a la hora de trabajar y en algunos casos ahorro de tiempo y costes.
Por otro lado, al trabajar con los documentos digitales se consigue un ahorro significativo de papel y estos se pueden tener mucho mejor archivados, ya que los documentos impresos muchas veces se traspapelan, se deterioran o se pierden. Esto también permite que el archivo y su custodia garanticen tanto la calidad del documento como su recuperación a la hora de volver a consultarlo o trabajar con él, cuando se requiera.
Obligación legal
Recordar, que la ley que hacemos referencia, la 39/2015 de Procedimiento Administrativo Común, marca la obligación de utilizar medios electrónicos a las personas jurídicas, entidades sin personalidad jurídica y quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria, para los trámites y actuaciones que realicen con las Administraciones Públicas en ejercicio de dicha actividad profesional, además de quienes actúen en representación de alguna de estas personas que estén obligadas.
Así que en estos casos, la necesidad de contar con softwares adecuados se transforma en una obligación. Por este motivo, dar con la mejor forma de implementar estos sistemas de una forma ágil y sin que suponga una complejidad a la hora de trabajar es vital para el día a día de todas las organizaciones, para que puedan evolucionar en un entorno en el que muchas veces la rapidez es determinante para diferenciarse con la competencia.
