Volviendo a los tiempos universitarios, nos encontraríamos con aquella lección de las fases del proceso administrativo, y por supuesto con la primera de ellas: La Planificación, antes de la Organización, la Ejecución y el Control.
Si por otro lado recordamos alguna de esas frases afortunadas de los negocios, podríamos acudir a aquello de que “La tonterías conviene hacerlas en el papel”, ya que se pueden corregir, mientras que aquellas que realizamos en la realidad se escapan de la deseada corrección.
Sin embargo, a pesar de conocer ambos conceptos, estar de acuerdo con ellos y desear cumplirlos no es suficiente. Parece que nunca hay tiempo suficiente para aplicar la norma de que el proceso administrativo no está formado por etapas que terminan, sino que deben ser renovadas continuamente, y que dentro de las actividades diarias nos encontraremos con la necesidad de aplicarlas siempre.
Si eres de la gran mayoría que a pesar de su empeño no siente que pueda contar con el tiempo necesario para su planificación diaria, conviene pensar en estrategias para poder hacerla.
La primera hora del día para planear el resto de la jornada de trabajo, o la última de la tarde para planificar el día siguiente, son las mejores opciones. Sin embargo, si esto no es posible, tienes que buscar los espacios.
El tiempo tiene que salir de algún lado:
De nuestra somnolencia cuando vamos camino a la oficina
De utilizar la hora del almuerzo de manera solitaria, o
De robarle un rato al fin de semana para planear la semana siguiente por anticipado, añadiendo un poco de tiempo diario para afinar detalles.
No es posible imaginar un arquitecto que no haya hecho un plano de la construcción que realiza. De la misma manera, cualquier actividad importante requiere planeación.
¿Qué tan importante es tu trabajo para ti?
Sin temor a exagerar, sería peor no planear las actividades del día, que omitir o postergar alguna de ellas para utilizar su tiempo en planificación.
El tiempo utilizado en una planificación proactiva siempre será recompensado con una mayor eficiencia y en ahorro de tiempo en todas las demás actividades. El actuar sin dirección nos remitirá invariablemente a perder el tiempo decidiendo en el momento “qué hacer” y seguramente con menor eficiencia.
En el ajedrez existe una máxima: "Es mejor seguir un plan no tan bueno que no seguir ninguno".
Dependiendo del caso esto puede ser verdad o no, pero por otra parte no existirá mucho riesgo de elegir un mal plan si utilizamos las siguientes herramientas:
Asegúrate de contar con una agenda eficiente.
Elige las actividades conforme a su importancia y a su urgencia.
Delega todo aquello que sea factible.
Elimina repeticiones o trabajo inútil.
La planeación te brindará la seguridad necesaria para no vivir en un constante estrés, y te volverá más exitoso ya que no te llevará más que a perder más tiempo que el que hubieras gastado en la planeación. Adicionalmente, tu actuación será siempre más inteligente que la que podrías desarrollar si tomas las cosas sobre la marcha.
Seguramente estás de acuerdo con la importancia de la planificación, ¿Actúas en consecuencia con esa forma de pensar?
