Un negocio sólo es viable si sus gastos son menores que los ingresos. Así de evidente. Si no hay beneficios mejor nos dedicamos a otra cosa. Montar una ONG puede ser una alternativa…
Así que, si en lo que estamos pensando es en montar una empresa, tendremos que estar muy seguros de que vamos a obtener beneficios. O sea, que vamos a gastar menos de lo que vamos a ingresar. De ahí la importancia de los gastos.
Ante cualquier plan de empresa nos habremos de enfrentar a dos tipos de gastos:
- Variables.
- Fijos.
Los gastos variables son aquellos que varían en proporción a los productos o servicios producidos como, por ejemplo, los consumos de materias primas ya que, cuanto más fabriquemos de un producto más consumiremos de los componentes que lo integran.
Los productos consumidos para fabricar el producto o servicio que ofrecemos a nuestros clientes, la subcontratación de operaciones de producción o de cualquier otro tipo y algunos gastos comerciales como, por ejemplo, las comisiones con que se retribuyen a los intermediarios, forman parte de los principales gastos variables de una empresa.
Los gastos fijos, por el contrario, son aquellos que se producen con independencia del volumen de facturación o de producción. Algunos ejemplos de este tipo de gastos son los alquileres de los locales necesarios, el material de oficina o la conexión a Internet.
Y para que no nos olvidemos de contemplar ni un solo gasto de nuestro proyecto de empresa, es recomendable utilizar listas detalladas que nos ayuden a no dejar de lado alguno que pueda tener importancia.
Basar la empresa en un tipo u otro de gastos tiene sus ventajas e inconvenientes. Así, si tratamos de evitar los gastos fijos, organizando un negocio basado en una estructura de gastos variables, contaremos con la ventaja de que, al variar el gasto de acuerdo con el nivel de actividad, si esta es baja también lo serán este tipo de costes, con lo que la empresa no entrará en pérdidas. Claro que si la actividad aumenta, al aumentar los gastos en la misma proporción, el beneficio crecerá siempre de la misma manera.
Sin embargo, si basamos la empresa en una estructura de gastos fijos, al aumentar la actividad hasta cierto límite, los gastos se mantendrán, con lo que el beneficio aumentará más que proporcionalmente a la actividad. Pero si la actividad de la empresa es escasa, los gastos fijos se convertirán en una carga insoportable que provocarán pérdidas.
Hay un gasto que, generalmente, suele ser de los más importantes en la empresa, que es el gasto de personal. Y, en este apartado, se suele plantear, sobre todo al inicio de la actividad, si es conveniente que sea, en todo o en parte, fijo o variable.
Y, como todo en la vida, cada una de las dos opciones tiene sus ventajas e inconvenientes, como ya hemos comentado. No obstante, y esto se basa en el conocimiento derivado de la experiencia, puede ser recomendable iniciar la actividad con la menor carga posible de gastos fijos de personal, variabilizando este tipo de gasto al máximo mediante sistemas tales como contratación de trabajadores autónomos, servicios de empresas de trabajo temporal o subcontratación de actividades, por ejemplo, con objeto de que este importante gasto sea lo más flexible y, por tanto, adaptado a la evolución de la actividad de la empresa, hasta el momento en que se haya consolidado la actividad.
Llegado este momento, cuando ya se ha alcanzado un mínimo nivel fijo de actividad, puede resultar interesante ir sustituyendo fuerza de trabajo eventual por trabajadores fijos, siempre que se produzca una economía en el importe de este gasto porque no debemos olvidar que minimizar los gastos será siempre un reto permanente.
