¿Conoces las ventajas que tiene el SAAS en un entorno de Cloud Computing para el mantenimiento informático y gestión documental de tu empresa?
Si algo caracteriza a los nuevos emprendimientos es la necesidad de entrar en el mercado rápidamente. Depende mucho de las circunstancias que acompañen a una Startup, pero es muy probable que una empresa que no consiga consolidarse en sus 2 primeros años de vida tenga pocas posibilidades de continuar. La velocidad con la que cambia el entorno hacen que si tu producto o servicio no se implanta rápidamente el negocio peligre.
Cuando ponemos en marcha nuestra Startup, es más que probable que no podamos controlar directamente todos los servicios que necesita la empresa, entonces....¿por qué no externalizarlos?, ya sé que en España es muy común tratar de tenerlo todo controlado dentro de nuestra oficina, pero en los últimos tiempos gracias al cloud computing y a la facilidad de las comunicaciones, han surgido empresas que nos pueden hacer más sencilla la existencia en esos primeros meses de locura con la puesta en marcha de la Startup.
Estamos habituados a externalizar servicios como la asesoría administrativa que comprende las facturas, contratos de personal, temas fiscales, pero con los nuevos tiempos aparecen nuevas necesidades que en muchos casos no se pueden solucionar más que con personal presente en la oficina....o con los servicios apoyados en la nube.
De estos últimos es de los que quiero hablar en este artículo, con el auge del cloud computing y la posibilidad de manejar documentación a distancia con mayor seguridad, han surgido servicios de mantenimiento informático y gestión documental en la empresa para los que no es necesario disponer de personal en la oficina.
Para hablar de estos servicios y de las ventajas que pueden aportar a las oficinas más modernas me voy a apoyar en los vídeos de R2 Sistemas informáticos, una empresa de Madrid que presta servicios de mantenimiento informático y gestión documental a distancia apoyándose en el Cloud Computing.
Para comprender las ventajas de estos servicios a distancia para una Startup primero debemos explicar en qué consiste el SAAS (Software as a Service), concepto del que seguro ya habrás oído hablar, y bueno, el concepto está bien, pero lo que representa supone un ahorro espectacular en inversión para toda empresa recien constituída, es por eso que tiene tanta importancia para las Startups. Os dejo un vídeo de la mencionada empresa donde se explica claramente “cómo funciona un SAAS”.
¿Sencillo verdad?, no tengo del todo claro hasta qué tamaño de empresa es más rentable la externalización mediante SAAS y cloud computing o disponer de un servidor propio dentro de la empresa, lo que sí que tengo claro es que “alquilar” este tipo de servicios mediante SAAS es mucho más rentable que hacer la inversión en todo el equipo, sobre todo en el caso de empresas de reciente implantación.
Una vez entendidas las ventajas del SAAS en la nube podemos explicar los dos servicios más útiles para la Startup que se pueden desarrollar a distancia:
1. Mantenimiento informático:
En R2 Sistemas este servicio lo han denominado R2 Tecnio, consiste en efectuar un mantenimiento informático a distancia para la solución de pequeñas incidencias, que se amplía con recogida del equipo informático en la empresa cuando son necesarias operaciones de reparación complejas.
Lo mejor un vídeo descriptivo de este servicio de mantenimiento informático para poder entender su metodología.
2. Gestión documental en la nube:
Este es otro de los servicios que ofrecen las empresas que implantan SAAS para gestión empresarial. La gestión documental es una labor que exige un alto grado de sistematización de los procesos, es por esta razón que se pueden optimizar con los llamados BPM (Sistemas de gestión de procesos de trabajo). Un BPM consiste en el mapa organizativo de una serie de procesos. Esos procesos son el conjunto de actividades necesarias para completar una actividad, correctamente organizados evitan errores sistemáticos y disminuyen los tiempos de ejecución, en definitiva, permiten optimizar cualquier área de trabajo de la empresa.
Se suele decir que una imagen vale más que mil palabras, en este momento es cuando dejo de escribir porque este vídeo os va a dejar muy claro en qué consiste un BPM y su aplicación a la gestión documental de cualquier empresa. Aquí termina mi primera aportación a la promoción de la innovación productiva en la empresa moderna.
