El desarrollo de una startup siempre tiene un componente caótico. En parte por la enorme cantidad de energía que se requiere para realizar las diversas actividades dentro de una startup que apenas empieza, la capacidad de organización requerida por parte de los fundadores, la habilidad de demostrar que una idea es financieramente viable (muchas veces cuando la idea aún está en el aire), entre muchas otras cuestiones que son el pan de cada día en el desarrollo de una startup.
Una parte importante de la operación de una startup es saber cómo el o los fundadores pueden coordinar y organizar todas las actividades que se requieran, al mismo tiempo que resuelven varios problemas diariamente y además, planean a futuro.
Los emprendedores deben de ser capaces de aprovechar las herramientas que estén a su alcance, de manera que puedan explotarlas y agilizar o al menos facilitar el montón de tareas a realizar y más aun cuando tienes un equipo que te apoya y que espera una asignación de actividades y responsabilidades.
Dicho lo anterior, se nota la importancia de llevar una correcta administración de proyectos, en especial para una startup, en donde cometer errores suele costar más caro que en una empresa ya establecida.
Es por eso que en la presente entrada ofrezco dos opciones que, a mi parecer, facilitan la tarea de llevar a cabo una administración de proyectos y lo mejor... ambas son herramientas online y gratuitas.
Trello es una herramienta muy completa que nos permite controlar todas las partes en la administración de proyectos. La lógica de funcionamiento de Trello está basada en el sistema japonés Kanban (creado por Toyota), que propone una metodología de trabajo a partir del uso de "tarjetas", que moveremos a través de nuestro proceso. Es por esto que Trello tiene un ambiente sumamente gráfico y fácil de entender.
Además, Trello ofrece varias opciones, como asignar a miembros del equipo responsabilidades, actividades, tiempos, adjuntar imágenes, videos, documentos y varias cosas más. Y todo esto a través de una interfaz 100% gráfica, que nos permite mover y arrastrar las actividades (tarjetas) a través de las diversas etapas de nuestro proyecto. Trello ofrece también una aplicación para equipos móviles como Android, iPhone/iPad y Windows 8.
Asana (no confundir con las posturas de Yoga) es una herramienta con un enfoque diferente y más tradicional al de Trello. La interfaz tiene menos interacción visual e incluso llega a recordar a la aplicación de escritorio Outlook de Microsoft. Pero no hay que dejarse llevar solamente por la interfaz, ya que Asana es una herramienta mucho muy poderosa.
Entre otras cosas, Asana ofrece diversos "espacios" de trabajo, sobre los cuales podremos administrar varios proyectos, incluso para el ámbito personal. Podemos ver los avances de nuestro equipo en tiempo real y cuenta con una gran cantidad de teclas rápidas, entre otras opciones ofrecidas.
Al igual que Trello, Asana tiene aplicaciones para equipos móviles Android y iPhone.
Asana es perfecto para una startup en crecimiento o para equipos pequeños de menos de 30 integrantes. Ahora que si hablamos de equipos de más de 30 miembros, deberemos de pagar una cuota mensual por el uso de la herramienta.
Como hemos visto, tanto Trello como Asana son una excelente herramienta para gestionar nuestros proyectos, tanto profesionales como personales. Pero no solamente eso, ya que van un paso más allá al ofrecer ambas, una aplicación para equipos móviles. De esta manera, podremos estar en comunicación constante con los miembros de nuestro equipo y podremos vigilar de cerca el cumplimiento de las metas y el avance de nuestros proyectos.
Para una startup en crecimiento, hay recursos que no se puede dar el lujo de desperdiciar y uno de ellos es el tiempo. A través de herramientas que nos permitan ejercer una buena administración de proyectos, nos facilitaremos la vida, optimizamos el tiempo y de paso tendremos más claros los objetivos y los avances logrados por nuestra startup.
Y ustedes, ¿qué herramientas utilizan para organizar sus proyectos?, ¿recomendarían alguna herramienta?
