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Artículo original de Andy O"Brien, Cofundador de HiRise, un mercado transaccional para espacios de oficina.
Encontrar el espacio de oficina adecuado puede ser uno de los mayores retos para cualquier negocio, pero el problema parece exponencialmente más difícil para una empresa joven en crecimiento.
Los arrendadores generalmente prefieren condiciones de arrendamiento de cinco a siete años. Eso no augura nada bueno con las empresas en fase inicial.
La mayoría de las empresas jóvenes que acaban de graduarse en la fase startup o desde un espacio de co-working no saben dónde van a estar o cuántos empleados van a tener en sólo seis meses de camino, mucho menos en cinco años en el futuro.
Entonces, ¿Qué hacer con una Startup de reciente creación? Afortunadamente, hay varias opciones disponibles para los emprendedores, pero la clave está en encontrar la oficina más adaptada a tu situación específica. ¿Necesitas un lugar de trabajo libre de distracciones o ambientes más abiertos y de colaboración? ¿Te sientes seguro con la firma de un contrato de arrendamiento a largo plazo o estás en el caso de que tu empresa considere un subarrendamiento?
Siempre hay preguntas y en función del crecimiento de tu empresa, necesitas estar listo para asegurarte de que tus necesidades de oficina se alinean con tu estrategia de negocio.
Ten en cuenta estos factores a la hora de empezar a pensar en el espacio de oficina:
1. El Tiempo:
Especialmente con las más nuevas, las empresas más pequeñas, es importante asegurarte de que no quedas bloqueado en un contrato de arrendamiento que sea más de lo que necesitas. Puedes tener sólo 10 empleados, pero podrías tener 60 en seis meses. En general, nunca se debe firmar un contrato de arrendamiento que no funcione para tu plan de negocios a largo plazo.
Haz preguntas y asegúrate de haber explorado plenamente tus alternativas. Opciones como los subarrendamientos pueden encajar más en tu línea de tiempo y flexibilidad, pero hay otros factores - como el consentimiento del arrendador principal del espacio - que podrían limitar tus opciones bajo la línea. Asegúrate de que tu espacio se reúne , o podría encontrarse, con tu línea de tiempo.
2. Diseño:
Si tu Startup es tecnológica o creadora, es probable que desees un espacio abierto, ya que las ideas nacen de la colaboración. Por otro lado, si eres una pequeña firma de abogados, es posible que desee algo más concentrado en la oficina. Los clientes quieren discutir asuntos sensibles a puerta cerrada.
Asegúrate de que la disposición del espacio que elijas es propicia para el tipo de trabajo que vas a hacer en él. Además, explora las opciones que comparten salas de conferencias o cocinas. Si tu empresa se siente cómoda en ese tipo de espacio, puedes encontrar "empresas de ideas afines" que compartan tus valores o que trabajen en iniciativas e ideas complementarias.
3. Servicios:
Los servicios pueden hacer o deshacer un espacio de oficina, así que asegúrate una ubicación que se alinee con tus necesidades. ¿El espacio tiene una sala de conferencias? ¿De qué manera la cocina se ajusta a tus necesidades y cuál será el número de opciones de comida de tus empleados en el área inmediata? ¿Funcionan los baños? ¿Cuenta con suficientes tomas para acomodar tu equipo de tecnología ? ¿Cuál es la relación de parking?
Haz dos listas: Una de los servicios de tu empresa "tiene que tener" y otra de las que te encantaría hacer uso para guiar tu búsqueda. Llegará a ser útil en el momento de decidir entre la cocina totalmente amueblada y la cancha de voleibol playero.
4. Precio:
Cuando determines la cantidad que estás dispuesto a gastar, rehúye de calcular el precio por persona y en lugar de eso céntrate en la cantidad que estés dispuesto a gastar mensualmente, para tu equipo. Y no te olvides de calcular los costes ocultos, como los servicios públicos, muebles y otros gastos de oficina - Cuando vas a empezar desde cero, estas cosas pueden sumar -.
Ten en cuenta una serie de factores - en particular los precios, la disponibilidad y variedad de espacios en el mercado - pueden variar dependiendo de la ubicación en la que estés buscando. Sin embargo, no importa el lugar, querrás empezar a planificar por lo menos tres a cuatro meses antes de que esté listo para hacer un movimiento.
Encontrar la oficina correcta no es tarea fácil y debes planear con la atribución de un montón de tiempo y recursos para encontrar el mejor espacio para tuempresa. Después de todo, lo último que cualquier startup quiere hacer es firmar un contrato de arrendamiento de cinco años, sólo para darse cuenta a los 12 meses de que el espacio no cumple realmente las necesidades de tu empresa.
