Los emprendedores son personas que sienten pasión por lo que hacen, que su grado de compromiso por la empresa que están empezando está por encima de todo, que pueden ser capaces de conciliar la vida laboral y familiar. Por eso, los emprendedores se pueden considerar como unos expertos en la gestión del tiempo, aunque para muchos es todavía un reto que tienen que alcanzar. Y es que el emprendimiento, por naturaleza, es una actividad que demanda múltiples tareas simultáneas, desde la toma de decisiones estratégicas hasta la supervisión de operaciones diarias, y la ausencia de un manejo eficiente del tiempo puede llevar a una sobrecarga y agotamiento. Para muchos emprendedores, encontrar un equilibrio entre el trabajo, el crecimiento del negocio y la vida personal es fundamental, pero no siempre es fácil de lograr. Sin embargo, existen técnicas probadas que pueden ayudar a optimizar el uso del tiempo.
No hay una técnica de gestión de tiempo efectiva al cien por cien. No hay una estrategia estrella que si se sigue a pies juntillas se puede conseguir el éxito deseado. Cada emprendedor tiene que ingeniárselas para adaptarse a sus intereses y a su forma de vida. Ahora bien, hay varias metodologías que han demostrado ser eficaces en diferentes contextos. La metodología conocida como “time blocking” es una de las más destacadas. Esta técnica implica dividir el día en bloques de tiempo dedicados exclusivamente a tareas específicas. A diferencia de una lista de tareas que simplemente establece lo que se debe hacer, el “time blocking” fuerza a asignar un periodo concreto para cada actividad. De esta forma, se evita la multitarea y se asegura que cada tarea recibe la atención adecuada. Este método es utilizado por emprendedores como Elon Musk, quien es famoso por estructurar su día en bloques de cinco minutos, permitiéndole maximizar su productividad. La clave del éxito de esta técnica es el compromiso con los bloques de tiempo establecidos, lo que requiere disciplina y la habilidad para minimizar las interrupciones externas.
Otra técnica muy popular entre emprendedores es el método conocido como “la técnica Pomodoro”. Creada por Francesco Cirillo en los años 80, esta técnica propone trabajar en intervalos de tiempo de 25 minutos, seguidos por cinco minutos de descanso. Después de completar cuatro “pomodoros”, se recomienda un descanso más largo, de entre 15 y 30 minutos. Esta metodología está diseñada para mejorar la concentración y evitar el agotamiento mental. Muchos emprendedores, especialmente aquellos que trabajan en áreas que requieren una gran cantidad de trabajo intelectual, encuentran en la técnica Pomodoro una herramienta valiosa para evitar la procrastinación y mantener el foco durante largas horas. La simplicidad de la técnica y su adaptabilidad la han convertido en una de las más recomendadas para quienes buscan una gestión del tiempo más eficaz.
Para los emprendedores, el establecimiento de prioridades es otro aspecto clave. Sin la habilidad para identificar qué tareas son más urgentes o importantes, es fácil caer en la trampa de invertir tiempo en actividades que no contribuyen de manera significativa al crecimiento de la empresa. En este sentido, la matriz de Eisenhower es una herramienta útil. La matriz divide las tareas en cuatro cuadrantes: urgentes e importantes, importantes pero no urgentes, urgentes pero no importantes, y ni urgentes ni importantes. Esta técnica permite a los emprendedores tomar decisiones informadas sobre en qué centrarse primero, evitando así el riesgo de dispersarse en múltiples tareas menores que no añaden valor al negocio. Emprendedores como Gary Keller, autor del libro “The One Thing”, promueven este enfoque al argumentar que una correcta priorización es esencial para alcanzar el éxito.
Uno de los mayores desafíos en la gestión del tiempo para los emprendedores es lidiar con las distracciones, que pueden ser tanto internas como externas. Las redes sociales, los correos electrónicos constantes y las reuniones no planificadas pueden robar valiosos minutos, incluso horas, a lo largo del día. Aquí es donde técnicas como la "gestión de interrupciones" se vuelven cruciales. Muchos emprendedores exitosos establecen horarios específicos para revisar correos electrónicos o participar en reuniones, evitando que estas actividades interfieran con su flujo de trabajo. Algunos adoptan herramientas digitales que bloquean el acceso a redes sociales o aplicaciones de entretenimiento durante las horas laborales, ayudando a mantener el enfoque en las tareas críticas. De hecho, existen estudios que muestran que, en promedio, puede tomar hasta 23 minutos volver a concentrarse completamente en una tarea después de una interrupción, lo que resalta la importancia de limitar estos distractores.
Otro aspecto importante que muchos emprendedores investigan es cómo evitar el agotamiento o burnout mientras manejan múltiples responsabilidades. Para muchos, el problema no radica tanto en cómo gestionar el tiempo, sino en cómo gestionar la energía personal a lo largo del día. Emprendedores como Tony Schwartz, fundador del Energy Project, argumentan que la clave no es necesariamente administrar el tiempo, sino optimizar los niveles de energía. Según este enfoque, se deben alternar periodos de trabajo intenso con pausas de descanso estratégico para mantener la productividad sin caer en el agotamiento. Schwartz sugiere que, al igual que los atletas, los emprendedores deben ver sus jornadas laborales como una serie de sprints en lugar de una maratón, recuperando energía entre cada esfuerzo intenso.
Para los emprendedores que están iniciando o escalando una startup, otro dilema frecuente es cómo delegar tareas de manera eficiente sin perder el control sobre los aspectos críticos del negocio. Delegar no es solo una cuestión de gestión de personal, sino también una técnica de gestión del tiempo. La incapacidad de delegar adecuadamente puede llevar a un desbordamiento de tareas que fácilmente podría ser evitado. Emprendedores como Richard Branson han destacado que la habilidad para construir equipos sólidos y confiar en ellos es uno de los factores más importantes para el crecimiento sostenido de una empresa. Herramientas como Asana o Trello facilitan la asignación y el seguimiento de tareas, permitiendo que los líderes mantengan una visión global del progreso sin necesidad de involucrarse en cada detalle.
Otro enfoque interesante que ha ganado popularidad en el mundo del emprendimiento es el concepto de "zero-based calendaring", un sistema en el que cada hora del día se planifica desde cero, sin asumir que algún periodo estará disponible por defecto. Bajo este enfoque, incluso el tiempo de descanso y las pausas personales se programan en el calendario, eliminando cualquier ambigüedad sobre cómo se utilizarán las horas del día. Esta técnica está diseñada para maximizar la claridad y asegurar que cada momento tenga un propósito definido, ya sea para avanzar en el negocio o para relajarse y recargar energías.
Finalmente, la autoevaluación continua es un componente esencial para mejorar la gestión del tiempo. La implementación de herramientas de análisis de tiempo, como RescueTime o Toggl, permite a los emprendedores obtener una visión detallada de cómo se está utilizando cada minuto de su día. Al revisar estos datos, es posible identificar patrones de comportamiento ineficientes y ajustar la rutina diaria en consecuencia. Muchas veces, las percepciones sobre cómo se gasta el tiempo no coinciden con la realidad, y esta discrepancia puede ser corregida solo a través de un análisis objetivo.
La gestión del tiempo es, por tanto, un desafío constante para los emprendedores. La clave no solo está en adoptar una técnica, sino en probar diversas metodologías y ajustarlas a las necesidades específicas de cada negocio y situación personal. Desde el "time blocking" hasta la técnica Pomodoro, pasando por el enfoque de gestión de energía, todas estas estrategias ofrecen beneficios únicos que, cuando se aplican correctamente, pueden transformar la manera en que los emprendedores abordan sus responsabilidades diarias. El éxito en el emprendimiento no depende únicamente del esfuerzo invertido, sino también de cómo se distribuye y optimiza ese esfuerzo a lo largo del tiempo.
