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Ninguna organización empresarial puede ser ajena a mejoras en todos sus niveles. A las grandes empresas, les va su futuro, mantener sus competencias y su posición en mercados abiertos y globalizados. En resumidas cuentas, de lo que se trata es de generar más recursos, más producción, con la menor cantidad de medios posibles.
Decía Henry Ford que para que una empresa pueda ganar su futuro, lo importante es estar juntos, unidos, (la comunidad que forma la empresa), que Ford consideraba como el principio de todo avance. Luego, también desde su punto de vista, había que mantenerse juntos para conseguir progresar. Por último, trabajar juntos, en la misma dirección, debía ser la raíz del éxito. Así de simple, así de claro.
Mejorar los niveles de producción no es cosa que afecte sólo a las cadenas de fabricación, también guarda relación con horarios, con la manera en la que el personal de una empresa se organiza, cómo se gestionan los pedidos o qué se hace con la cadena comercial...
Si en sus inicios la mejora de la productividad apenas suponía un toque de atención sobre el control y la administración de los recursos; desde la década de 1990, el punto de atención de toda mejora se ha centrado en optimizar las ingenierías industriales, en la implementación de los sistemas de producción, en tanto que la mano de obra, todas, han sido sustituidas por fórmulas tecnológicas convergentes.
Bajo este escenario tecnológico, el crecimiento de una empresa ha de cuidar una serie de parámetros de obligado cumplimiento que pasamos a describir, uno a uno. Son algo así como una actualización al estilo del siglo XXI de los principios de Henry Ford:
- Descubrir el estado actual de la organización. En especial, detectar en qué puntos se puede mejorar la producción y la eficiencia de la organización (algo que con la globalización y el avance exponencial de las nuevas tecnologías obliga a revisar este estado cada vez con menor intervalo de tiempo en todas las empresas, aspectos como por ejemplo la ciberseguridad, eran temáticas que poco o nada afectaban al estado de la organización y ahora se está convirtiendo en una prioridad tan grande como otras más relacionadas con la productividad, gestión de recursos humanos o ventas)
- Detectar las oportunidades a las que puede acceder la empresa. Se trata de conocer las áreas y los procesos en los que hay margen para la mejora de la producción aplicando una metodología.
Se trata de evaluar que más se puede hacer sobre los productos y su producción, sobre los factores externos, como proveedores, sobre las fuentes de energía alternativas y los flujos de capital, y, aún más, cómo reorganizar la fuerza de ventas, la fuerza laboral o el uso de la tecnología para alcanzar mejores resultados.
- A la búsqueda de objetivos. Una vez se tenga claro en qué áreas es preciso trabajar para obtener mejoras, hay que establecer objetivos que se orienten a una finalidad de mejora productiva y que coordinen a los equipos de trabajo. Se trata de configurar metas que sean alcanzables y, sobre todo, realistas.
- Determinación de plazos y planificación de proyectos. El tiempo es oro. Oro que hay que aprovechar. Para conseguir que tiempo y actividades converjan de manera provechosa, hay que establecer un horario y un calendario de actividades con sus tiempos y sus formas de ejecución en la línea de mantener la misma línea de eficiencia dirigida. Estos dos conceptos que van de la mano son los puntos en los que más ha evolucionado la tecnología en forma de software y comunicación gracias al cloud computing, los procesos que anteriormente se detallaban en listados de to do y diagramas de Gantt hoy se articulan de forma mucho más completa con programas generalistas para la coordinación de equipos de trabajo del estilo de basecamp, Asana o Wrike, gestores de proyectos como el conocido Microsoft Project, o específicos como el software para gestión de documentos R2 Docuo.
- Comprometer a los equipos. Ninguna mejora de la productividad se puede conseguir si el personal que ha de respaldar los cambios no participan y no se involucra de verdad. Estimular su entusiasmo y desempeño es, por tanto, una tarea primordial.
- Seguimiento de los indicadores. Hay que monitorizar en continuo la productividad desde enfoques financieros, de procesos o cómo actúa la mano de obra en cada rutina productiva. La identificación de los indicadores permite seguirlos por separado y en su conjunto y conocer qué se puede mejorar en cada momento.
- Revisión de las mejoras. Las mejoras, como comentábamos en el inicio de este comentario, no son una meta en sí mismas, hay que revisarlas a partir de los cambios introducidos, pero también como principio fundamental de intervención continua.
Estos son los puntos de apoyo teóricos clave para intervenir en la mejora productiva, la real. La que se hace sobre cada factor, minuto a minuto, día a día, año a año y cruzando datos por sistema. Así se define una misión de mejora productiva en una empresa que quiere ganar el futuro.
